19.5.Google Dökümanlar

Google Dökümanlar
Google dokümanlar servisi; İnternetin olduğu her ortamda metin dosyaları, e-tablolar, sunumlar ve formlar hazırlayıp onları saklayabileceğiniz, tek başınıza veya başkalarıyla birlikte bu belgelerin üstünde çalışabileceğiniz, bunları başkalarıyla paylaşabileceğiniz etkili bir ortamdır. Örneğin, öğrencilerinizden grup olarak hazırlamalarını istediğiniz bir raporu bu ortamda takip edebilirsiniz. Doküman üzerinde kimlerin çalıştığını, ne zaman çalıştıklarını ve doküman üzerinde yaptıkları değişiklikleri görebilirsiniz. Böylece, yaptıkları bir hatada veya eksiklikte onlara geri dönebilir ve vakit kaybetmeden yardımcı olabilirsiniz. Bu dokümanlar ofis programlarına göre daha temel özelliklere sahiptir. Fakat bu ortamda hazırlanan dosyaları bilgisayarınıza farklı dosya türlerinde (.doc, .html, .odt, .pdf, .rtf, .sxw, .ppt, .pps, .csv, .xls, .ods) indirmeniz veya bilgisayarda bulunan dosyanızı bu ortama aktarmanız mümkün olduğu için bu eksiklikler göz ardı edilebilir. Google dokümanlar servisini kullanabilmeniz için öncelikle bir Google hesabına sahip olmalısınız. Bunun için; http://docs.google.com adresine girin. Eğer bir hesabınız varsa, açılan sayfada bulunan formu doldurarak hesabınıza erişebilirsiniz. Eğer hesabınız yoksa formun altında bulunan Başlayın düğmesine tıklayıp, ilgili formu uygun bilgilerle doldurun. Hesabınız oluşacaktır. Hesabınıza girdikten sonra, sayfada yer alan Dokümanlar seçeneğini tıkladığınızda Google dokümanlar servisine ulaşabilirsiniz. Google dokümanlar servisini ilk açtığınızda aşağıdaki gibi bir pencere ile karşılaşacaksınız.

1.1Yeni Doküman Oluşturma 

Yeni bir doküman oluşturmak için menü çubuğundaki yeni menüsünden oluşturmak istediğimiz dosya türünü seçmeniz yeterlidir. Ayrıca buradan klasör de oluşturabilirsiniz. 

1.2 Dosya Yükleme

Google dokümanlar servisinde bilgisayarınızda çalıştığınız bir dosyayı yükleyebilir ve Google

dokümanlar servisinde çalışmanıza devam edebilirsiniz. Dosyayı yüklemek için menü çubuğundan karsıya yükle düğmesini tıklayın. Daha sonra dosya yükle sayfası açılacaktır. Buradan browse düğmesini tıklayıp yüklemek istediğiniz dosyayı seçin. Ayrıca, internet üzerinde bulunan bir dosyanın adresini girerek oradaki dosyayı dokümanlara yükleyebilirsiniz. Eğer dosyayı farklı adlandırmak istiyorsanız onu da belirterek dosyayı yükle düğmesine tıklayın. Dosyanız dosya türüne göre uygun olan dokümanda açılacaktır.

1.3 Dosya Paylaşımı

Google dokümanlar servisinde hazırladığınız dosyaları başka kişilerle paylaşabilirsiniz. Fakat gönderdiğiniz kişinin dokümanınız üzerinde değişiklik yapmasını istiyorsanız o kişinin de bir Google hesabı olması gerekir. Aksi halde gönderdiğiniz kişi dosyayı sadece görüntüleyebilir. İstediğiniz dosyayı paylaşmak için dosyayı seçtikten sonra menü çubuğundan paylaş

düğmesini tıklayın.

Karsınıza çıkan bu dosyayı paylaş penceresinden ilk olarak davetiyeyi göndereceğiniz kişileri ortak çalışan olarak veya görüntüleyen olarak belirleyin. Ortak çalışan olarak seçeneğini işaretleyerek çalışma grubu oluşturabilirsiniz. Bu çalışma grubundaki kişiler dokümanınız üzerinde değişiklik yapabilirler. Eğer kişilerin sadece dokümanınızı görüntülemesini ve doküman üzerinde değişiklik yapılmamasını istiyorsanız, görüntüleyen olarak seçeneğini işaretleyip dokümanı belirlediğiniz kişilere göndermelisiniz. Daha sonra, göndereceğiniz kişilerin e-posta adreslerini yazın. Ayrıca bazı izinleri buradan düzenleyebilirsiniz.

Son olarak, çıkan pencerede isterseniz kısa bir mesaj yazıp gönderdiğinizde paylaşma

işleminiz gerçekleşecektir.

1.4 Dosyaları Gizlemek, Silmek ve Yeniden Adlandırmak

Google dokümanlar servisinde istediğiniz dosyayı menü çubuğundaki sil ve yeniden adlandır seçeneklerini kullanarak silebilir veya yeniden adlandırabilirsiniz. Ayrıca gizle seçeneğinden dosyanızı gizleyebilirsiniz. Gizledikten sonra sol taraftaki menüden gizli seçeneğiyle gizli dosyalarınızı görebilir, burada seçtiğiniz dosyanızı menü çubuğundaki gizli yerine gelen göster seçeneğinden tekrar ana sayfada gösterebilirsiniz.

2. Google dokümanlar Servis Araçları

2.1 Kelime İşlemci

Google kelime işlemci, bir kelime işlemcide bulunması gereken temel özelliklere sahiptir. Google kelime işlemci ile hazırladığınız dosyaları html, openoffice, pdf, rtf, .doc ve .txt uzantılı olarak bilgisayarınıza indirmeniz mümkün. Bunun için Dosya menüsünden Dosyayı farklı indir seçeneğini kullanabilirsiniz.

Google dokümanlar Servisinin en etkili özelliklerinden biri “düzeltme geçmişi” özelliğidir. Bu özellik kelime işlemcide diğer dokümanlara göre daha etkili kullanılmıştır. Buraya,dosya menüsünden Düzeltme Geçmişi düğmesini kullanarak erişebilirsiniz. Burada sizin ve çalışma arkadaşlarınızın daha önce yaptığı değişiklikler yer alır. Çalışmalarınızı karşılaştırabilir ve çalışmanıza buradaki eski çalışmalar üzerinden devam edebilirsiniz. Çalışmalarınızı karşılaştırmak için, değişikliklerini görmek istediğiniz iki düzeltme dosyasını işaretleyip, işaretlenenleri Karşılaştır düğmesine tıklayın.

Gelen pencerede, nelereler de değişiklik yapıldığını ayrıntılı olarak göreceksiniz. Yazıların üzerinin çizili olması silindiğini belirtir. Üzeri yeşil olan alan ise yeni eklenmiş kısımdır.

Ayrıca burada değişiklikleri kimlerin yaptığı konusunda bilgiler yer alır.

Dosyanızı başkalarıyla paylaşmak için paylaş menüsünden Başkalarıyla paylaş seçeneğine tıklayın. Daha önce bahsettiğimiz Bu dosyayı paylaş (bk.syf.5) penceresi gelecektir. Buradan ayarlarınızı yaptıktan sonra dokümanınızı paylaşmaya başlayabilirsiniz. 

Ayrıca dosyanızı e-posta eki olarak istediğiniz kişiler gönderebilirsiniz. Bunun için; paylaş menüsünden E-posta eki olarak gönder seçeneğini tıklayıp, gelen pencerede kisi(lerin) e-posta adresini belirtmelisiniz.

Daha önce ortak çalışan olarak belirlediğiniz kisi(lere) dosyanız hakkında mesaj

gönderebilirsiniz. Paylaş menüsünden Ortak çalışanlara mesaj gönder seçeneğini tıklayıp, gelen pencerede mesajınızı yazıp gönder düğmesine tıklamanız yeterli olacaktır.

Hazırladığınız dosyayı web sayfası olarak yayınlamak için paylaş menüsünden web sayfası olarak yayınla seçeneğini tıklayın. Daha sonra gelen sayfadan Dokümanı yayınla seçeneğini seçin. Dosyanız yayınlanmaya başlayacaktır. Ayrıca, bir blog’a sahipseniz dokümanınızı Blog’a gönder seçeneği ile orada da yayınlayabilirsiniz.

Kaynak:http://its.metu.edu.tr/seminerler/google%20dokumanlar.pdf